في بيئة العمل المكتبي حيث تتزاحم المهام، وتكثر الاجتماعات، يحتاج الموظف إلى آلية فعالة لتحديد أولوياته والحفاظ على تركيزه. واحدة من أفضل النصائح في هذا السياق هي: ابدأ يومك بتحديد أهم ثلاث مهام فقط.
وتعني ببساطة أن تخصص بوعي وقتك وطاقتك لإنجاز ثلاث مهام أساسية فقط خلال يوم العمل. قد تبدو القاعدة بسيطة، لكنها فعالة بشكل لا يُصدق في بيئة يغلب عليها التشتيت والمهام المتداخلة.
لماذا ثلاث مهام فقط؟#
- التركيز: عندما تحدد ثلاث مهام فقط، فإنك تجبر نفسك على التركيز على الأهم بدلًا من التشتت في تفاصيل غير ضرورية.
- تقليل التوتر: العمل وفق قائمة طويلة قد يشعر الموظف بالإرهاق قبل أن يبدأ، بينما قائمة قصيرة ومحددة تقلل القلق.
- تحقيق نتائج ملموسة: إنجاز ثلاث مهام حقيقية وذات قيمة، أفضل من المحاولة بعشر مهام بدون إتمامها.
كيف تطبق هذه القاعدة في بيئة العمل المكتبي؟#
1. ابدأ يومك أو أنهي اليوم السابق بتحديد المهام الثلاث.
2. اختر المهام بناءً على:
- تأثيرها المباشر على أهداف العمل.
- مدى استعجالها.
- علاقتها بمشاريع جارية.
3. ضع كل مهمة في التقويم الخاص بك، وخصص لها وقتاً واقعياً.
4. تجنب جدولة المهام وقت الاجتماعات أو الأوقات التي تتوقع فيها مقاطعات.
أدوات تساعدك في تنفيذ القاعدة:#
- Trello أو Notion: لإنشاء لوحة مهام يومية.
- Google Calendar: لتخصيص وقت لكل مهمة.
- تطبيق Focus To-Do: لربط المهام بتقنية بومودورو.
اجعل واحدة من المهام الثلاث هي "المهمة الصعبة أو المزعجة"، ونفذها أولًا، فيما يُعرف باسم "أكل الضفدع" وهو مفهوم شهير في الإنتاجية.